Damit die Potentiale des KI-unterstützten Zeitmanagements voll ausgeschöpft werden, ist eine frühzeitige und umfassende Information der Fahrer schon bei der Anmeldung erforderlich. Die multilingualen Anmeldesysteme der Rüdiger Wöhrl GmbH lassen sich für 14 verschiedene Sprachen einrichten. Die Fahrer wählen dann gleich zu Beginn ihre Muttersprache aus und folgen den Anweisungen. An der Bediensäule werden vorab zugewiesene Barcodes, RFID-Karten oder biometrische Daten erfasst und mit der Datenbank abgeglichen. Zudem wird das Kennzeichen automatisch erkannt und in das System eingespeist. Bei Problemen kann der Fahrer per integrierter VoIP-Sprechstelle die Zentrale kontaktieren.

Je nach Zeitmanagement wird der Fahrer aufgefordert, auf dem Parkplatz zu warten oder direkt auf das Werksgelände zu fahren. Zur Orientierung bekommt der Fahrer auf der Anmeldesäule einen Plan des Werksgeländes angezeigt, der den gewünschten Weg zur Be- oder Entladestelle markiert. Auf Wunsch wird dieser Plan ausgedruckt oder dem Fahrer auf sein Smartphone gesendet.

Außerdem können über die Anmeldesäule notwendige Sicherheitsunterweisungen und Schulungen der Fahrer durchgeführt werden, inklusive revisionssicherer Archivierung auf dem entsprechenden Server.

Die Prozesse vor den Werkstoren werden über automatisierte Aufrufsysteme gesteuert. Auf diese Weise werden Mitarbeiter entlastet und der Durchsatz erhöht. Aufrufe per Pager, Großanzeige, SMS oder per App sind möglich. Per App kann dann gleich in Muttersprache mit den Fahrern kommuniziert werden. Die App läuft sowohl unter Android als auch unter iOS.

Der Fahrer hat von seinem Parkplatz aus Einsicht auf das große Infoboard (B 150 cm x H 90 cm x T 12 cm, Lesbarkeit bis 60 m)